مدیریت زمان، توانایی استفادۀ بهینه و موثر از وقت شما است. همچنین می‌توانید آن را به عنوان هنر وقت داشتن برای انجام هر کاری که نیاز دارید، بدون احساس استرس در مورد آن، در نظر بگیرید. اگر چه در صحبت ساده به نظر می‌رسد اما در عمل بسیار سخت است؛ در ادامه برخی از اصول مدیریت خوب زمان را معرفی می‌نماییم.

اهمیت مدیریت زمان

دستیابی به مهارت‌های مدیریت زمان بسیار ضروری می‌باشد چرا که ما زمان محدودی را برای انجام هر کاری که از ما خواسته می‌شود و یا کاری که دوست داریم انجام دهیم در اختیار داریم و اینکه این زمان کافی می‌باشد یا خیر، به مهارت مدیریت زمان ما باز می‌گردد.

مدیریت زمان به این معنی است که از زمان خود به طور موثر و کارآمد استفاده کنید؛ اما اگر تا آنجا که ممکن است به طور موثر کار می‌کنید اما هنوز نمی‌توانید همۀ کارها را انجام دهید چه؟

شاید بهتر باشد مدیریت زمان را به عنوان ترکیبی از کار مولد و اولویت بندی زمانی در نظر بگیریم.

به عبارت دیگر، افرادی که در مدیریت زمان مهارت دارند، علاوه بر اینکه در انجام کارها خوب عمل می‌کنند، می‌توانند اولویت بندی کرده و آنچه را که واقعاً نیاز به انجام آن است، انجام دهند و سپس به سراغ کارهای دیگر بروند.

 

آن‌ها می‌توانند این کار را انجام دهند، زیرا تفاوت بین فوری و مهم را درک می کنند:

کارهای فوری توجه سریع شما را می‌طلبند و مبنای توجه شما به این مطالب، همین قید فوری بودن آن‌ها می‌باشد. حال این موارد می‌توانند مهم باشند و یا نباشند.

در مقابل کارهای مهم قرار دارند که انجام ندادن آن‌ها ممکن است، عواقب جدی برای شما یا دیگران به همراه داشته باشد.

این تمایز بین فوری و مهم کلید اولویت بندی زمان و حجم کار شماست؛ چه در محل کار، چه در خانه و چه در هنگام تحصیل.

این ساز و کار امکان این را برای شما فراهم می‌کند تا تعیین کنید که ابتدا، چه کارهایی را باید انجام دهید و چه کارهایی را می‌توان به زمانی دیگر موکول کرد و یا اینکه اصلاً انجام نداد.

 

 

استفاده از شبکه‌ای مانند ماتریس اولویت می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف خود را در دسته‌بندی مناسب آن‌ها سازماندهی نمایید:

استفاده از ماتریس اولویت

برای استفاده از ماتریس اولویت، بهتر است روزانه کارهای خود را مرور کنید و هر روز از خود بپرسید:

  • کدام یک از وظایف من باید در ۴۸ ساعت آینده انجام می شود؟ این‌ها کارهای فوری هستند.
  • از بین کارهای فوری، کدام یک از آن‌ها مهم‌تر هستند؟

بهتر است کارهای خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید، نه اینکه یک تفکیک مطلق “مهم/غیر مهم” به آن‌ها دهید.

  • از بین کارهای غیر‌فوری، کدام یک مهم‌تر هستند؟

باز هم بهتر است که لیست آن‌ها را به ترتیب، به جای تفکیک مطلق، ذکر کنید.

اکنون از پاسخ این سوالات استفاده کنید تا وظایف خود را در کادرهای ماتریس اولویت، به شرح زیر دنبال کنید:

  • در هر قسمت ماتریس نباید بیش از هفت یا هشت کار تعریف شده باشد.
  • مهم این است که کارهای اضطراری یا مهم را فقط به دلیل ناخوشایند بودن به بعد موکول نکنید. چراکه این تأخیر هیچ تاثیر مثبتی بر بهبود شرایط نخواهد داشت.
  • در مرحله بعد، به وظایفی که فوریت کمتری دارند اما هنوز مهم هستند، نگاه کنید. تصمیم بگیرید که در مورد آن‌ها چه کاری انجام خواهید‌ داد و سپس برای انجام آن‌ها، در دفترچه خود، زمان‌بندی کنید و یا برای واگذاری انجام آن‌ها به شخص دیگری، تصمیم بگیرید.
  • می‌توانید وظایف فوری اما آسان یا کم‌اهمیت را به دیگران محول کنید.
  • کارهای غیرفوری و غیرمهم را حذف کنید.
  • سرانجام به سراغ انجام کارها بروید و از لیست “الان انجام بده” شروع کنید. وقتی آن را به پایان رساندید، به سمت کارهای برنامه‌ریزی شده بروید.

اگر کارهای بیشتری وجود دارد که می‌توانید در هر قسمت ماتریس قرار دهید، الان وقت آن است که:

الف) برخی از کارها را انجام دهید.

ب) برخی را واگذار کنید.

ج) برخی را حذف کنید.

چک منظم ماتریس توسط شما این اطمینان را ایجاد می‌کند که می‌توانید روی آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید و کار را ادامه دهید.

 

یک قضاوت فردی

ضرورت و یا اهمیت یک کار مطلق نیست؛ فقط شما می‌توانید در مورد آنچه که از منظر شما واقعاً مهم یا فوری است تصمیم بگیرید.

به عنوان مثال، بعضی از افراد ترجیح می‌دهند قبل از شروع انجام کار، صبر کنند تا بار دوم از آن‌ها خواسته شود و بدین ترتیب اگر دیگر هرگز از آن‌ها خواسته نشود، آن‌ها هرگز کار را شروع نمی‌کنند؛ آن‌ها به سادگی تصمیم می‌گیرند تا برای هرکس که برایشان مهم نیست، وقت خود را صرف نکنند.

به یاد داشته باشید که سلامتی شما در اولویت است؛ از این رو، این دلیل که کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، به این معنی نیست که انجام برخی از ورزش‌ها، وقت گذاشتن برای غذا خوردن صحیح و… مهم نیستند. شما نباید از سلامتی جسمی یا روانی خود برای انجام کارهای فوری چشم پوشی کنید.

 

فوریت و یا اهمیت یک کار ثابت نمی‌باشد؛ شما باید مرتباً لیست

وظایف خود را مرور کنید تا مطمئن شوید که موردی پیش

نیامده که لازم است به بالای لیست منتقل شود، چراکه مهم‌تر و

یا فوری‌تر شده است.

 

 

 

 

وظایف شخصی در مقابل وظایف شعلی

برای مدیریت و ایجاد تعادل بین اولویت‌های شخصی و شغلی دو روش کلی وجود دارد:

  1. هر دو سری کارها را در یک ماتریس قرار دهید.

مزیت این روش در این است که در این شرایط شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که کارهای شخصی شما تحت شرایط سخت کاری نادیده گرفته نمی‌شوند اما عیب آن نیز این است که در این حالت شما باید تعادل مابین کارهای شخصی و شغلی را برقرار کنید.

  1. از دو ماتریس جداگانه استفاده کنید و برای انجام هرکدام برنامۀ زمانی جداگانه اختصاص دهید.

مزیت این روش در این است که شما می‌توانید برای هر دو سری کارها با یک دید واقع بینانه درباره فوریت آن‌ها کنار بیایید و عیب آن نیز این است که می‌تواند کاملاً پیچیده باشد.

در نهایت ذکر این نکته ضروری است که نمی‌توان در مورد اینکه کدام روش برای شما بهتر است، قضاوتی داشت و واقعاً به خود شما بستگی دارد که کدام روش را انتخاب می‌کنید.

سایر اصول مدیریت زمان بهینه

طبق مطالب ذکر شده در بالا، استفاده از ماتریس اولویت در جهت مدیریت زمان مطلوب، می‌تواند کمک کننده باشد. با این حال، مدیریت زمان چیزی فراتر از صرف اولویت‌بندی است و این امر همچنین در مورد توانایی کار کردن بصورت مولدتر نیز می‌باشد؛ تعدادی روش دیگر نیز وجود دارد که می‌توانید کارایی و بهره‌وری خود را به واسطۀ آن‌ها بهبود ببخشید که در ادامه اشارۀ مختصری به آن‌ها می‌کنیم.

  • کارهای خود را لیست نمایید.

چه الکترونیکی و چه کاغذی، استفاده از لیست‌ها، روش خوبی برای

به خاطر سپردن کارهایی است که باید انجام دهید و در یک نگاه آنچه را که

فراموش کرده‌اید به خاطر آورید.

مهم‌ترین موارد را به نوعی برجسته کنید و به یاد داشته باشید، مواردی که کامل شدند و یا

دیگر نیازی به انجام آن‌ها نیست را از لیست خود خارج کنید.

 

  • مرتب باشید.

برای برخی از افراد، بهم‌ریختگی می‌تواند موجب حواس‌پرتی شود.

مرتب بودن می‌تواند عزت نفس و انگیزۀ شما را بهبود ببخشد و از طرفی تداوم راندمان مطلوب برای شما و مجموعه‌تان در صورتی میسر خواهد بود که فضای کاری شما مرتب باشد و سیستم‌های خود را به روز نگه‌ دارید.

  • لحظه خود را انتخاب کنید.

همۀ ما روزهایی را داریم که در آن بهتر کار می‌کنیم و راندمان بالاتری داریم؛ بهتر است کارهای دشوار را برای آن زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید.

  • به تعویق نیندازید، اما بپرسید چرا وسوسه می‌شوید.

اگر کاری واقعا اضطراری و مهم است، آن را در هر صورت انجام دهید.

اگر با این حال متوجه شدید که برای انجام ندادن کاری بهانه می‌گیرید، دلیل آن را از خود بپرسید.

ممکن است در اینکه آیا اصلاً باید کاری را انجام دهید، شک کنید. شاید نگران اصول

اخلاقی باشید و یا فکر می‌کنید که شاید این کار بهترین گزینۀ پیش‌روی شما نباشد.

در این شرایط ممکن است دیگران را نیز موافق و همراه خود ببینید، در این صورت با

سایر افراد صحبت کنید و ببینید که آیا گزینۀ دیگری وجود دارد که بهتر باشد.

  • سعی نکنید چند کار انجام دهید.

به طور کلی، عموم افراد در انجام دادن چند کار بصورت همزمان مهارت ندارند، زیرا برای تمرکز مجدد در کارهای مختلف، مغز ما زمان بیشتری را صرف می‌کند.

خیلی بهتر است که یک کار را قبل از رفتن به سراغ کار دیگر به پایان برسانید. اگر مجبورید کارهای مختلف زیادی را بصورت همزمان انجام دهید، سعی کنید آن‌ها را با هم گروه کنید و کارهای مشابه را به طور متوالی انجام دهید.

این اعلان را به اشتراک گذارید
نظر خود را بنویسید

آخرین مطالب
فروردین ۴, ۱۴۰۰
تبلیغات